Mandantenverwaltung¶
So verwalten Sie Mandanten in der LysisAI Plattform.
Voraussetzungen¶
Bevor Sie beginnen
- Sie sind als Administrator oder Mitarbeiter angemeldet
- Sie haben die erforderlichen Berechtigungen zur Mandantenverwaltung
- Als Mitarbeiter sehen Sie nur Ihre zugewiesenen Mandanten
Was sind Mandanten?¶
Mandanten sind Kunden oder Klienten, die die LysisAI Plattform nutzen:
- Eigene Dokumente hochladen - Mandanten können ihre Dokumente selbst verwalten
- Kommunikation mit Mitarbeitern - Direkte Konversationen für Rückfragen
- Datenisolation - Jeder Mandant sieht nur seine eigenen Daten
- Zugewiesene Mitarbeiter - Kontrollierter Zugriff auf Mandantendaten
Mandantenübersicht¶
Die Mandantenverwaltung zeigt alle Mandanten Ihrer Organisation:
- Name - Name des Mandanten (Firma oder Person)
- E-Mail - Kontakt-E-Mail-Adresse
- Status - Aktiv, Inaktiv oder Gesperrt
- Zugewiesene Mitarbeiter - Anzahl der zugewiesenen Mitarbeiter
- Dokumente - Anzahl der hochgeladenen Dokumente
- Aktionen - Bearbeiten, Deaktivieren, Löschen
Neuen Mandanten anlegen¶
Schritt 1: Mandanten-Dialog öffnen¶
- Klicken Sie auf Neuer Mandant oben rechts
- Der Dialog zum Anlegen eines Mandanten öffnet sich
Schritt 2: Mandantendaten eingeben¶
Füllen Sie folgende Felder aus:
- Firmenname / Name - Name des Mandanten
- E-Mail-Adresse - Haupt-E-Mail-Adresse des Mandanten
- Telefonnummer (optional) - Kontakttelefonnummer
- Adresse (optional) - Postadresse
- Steuernummer (optional) - Für Steuerkanzleien relevant
- Notizen (optional) - Interne Notizen (nur für Mitarbeiter sichtbar)
Pflichtfelder
Nur Name und E-Mail sind Pflichtfelder. Alle anderen Angaben sind optional.
Schritt 3: Mitarbeiter zuweisen¶
Weisen Sie Mitarbeiter zu, die Zugriff auf diesen Mandanten haben sollen:
- Klicken Sie auf Mitarbeiter hinzufügen
- Wählen Sie einen oder mehrere Mitarbeiter aus der Liste
- Die ausgewählten Mitarbeiter können:
- Dokumente des Mandanten einsehen
- Mit dem Mandanten kommunizieren
- Dokumente für den Mandanten hochladen
Mehrfachzuweisung
Ein Mandant kann mehreren Mitarbeitern zugewiesen werden. Dies ist sinnvoll für Team-Arbeit.
Schritt 4: Mandant speichern¶
- Überprüfen Sie alle Angaben
- Klicken Sie auf Speichern
- Der Mandant erhält eine Willkommens-E-Mail mit Anmeldedaten
- Die Zugangsdaten werden automatisch generiert
Mandant erstellt
Der neue Mandant kann sich jetzt anmelden und Dokumente hochladen.
Mandant bearbeiten¶
So ändern Sie Mandantendaten:
- Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol (Stift) in der Mandantenzeile
- Ändern Sie die gewünschten Felder
- Klicken Sie auf Speichern
Was kann bearbeitet werden?¶
- ✅ Name - Firmenname oder Personenname
- ✅ Kontaktdaten - E-Mail, Telefon, Adresse
- ✅ Zugewiesene Mitarbeiter - Hinzufügen oder entfernen
- ✅ Status - Aktiv oder Inaktiv
- ✅ Notizen - Interne Bemerkungen
- ❌ E-Mail kann nicht geändert werden - Dies ist die Login-ID
E-Mail-Änderung
Die E-Mail-Adresse dient als Benutzername und kann nicht nachträglich geändert werden. Legen Sie bei Bedarf einen neuen Mandanten an.
Mandant deaktivieren¶
Um einen Mandanten temporär zu deaktivieren:
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü (⋮) neben dem Mandanten
- Wählen Sie Deaktivieren
- Der Mandant kann sich nicht mehr anmelden
- Alle Daten bleiben erhalten
Deaktivierung vs. Löschen
- Deaktivieren: Mandant kann sich nicht anmelden, Daten bleiben erhalten
- Löschen: Mandant und alle Daten werden unwiderruflich entfernt
Mandant wieder aktivieren¶
- Filtern Sie die Liste nach Inaktive Mandanten
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü (⋮)
- Wählen Sie Aktivieren
Mandant löschen¶
VORSICHT - Unwiderruflich!
Das Löschen eines Mandanten ist permanent und entfernt: - Mandanten-Account - Alle hochgeladenen Dokumente - Alle Konversationen - Alle Audit-Logs
Diese Aktion kann NICHT rückgängig gemacht werden!
So löschen Sie einen Mandanten:
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü (⋮) neben dem Mandanten
- Wählen Sie Löschen
- Geben Sie zur Sicherheit den Mandantennamen ein
- Bestätigen Sie die Löschung mit Unwiderruflich löschen
DSGVO-Konform
Vor dem Löschen sollten Sie prüfen, ob Sie gesetzlich verpflichtet sind, Daten aufzubewahren (z.B. Aufbewahrungspflichten für Steuerdokumente).
Mandanten durchsuchen¶
Nutzen Sie die Suchfunktion, um Mandanten schnell zu finden:
- Geben Sie einen Suchbegriff in die Suchleiste ein
- Die Liste wird automatisch gefiltert
- Filtern Sie optional nach:
- Status (Aktiv, Inaktiv, Gesperrt)
- Zugewiesener Mitarbeiter
- Erstellungsdatum
Mitarbeiter-Zuweisung verwalten¶
Mitarbeiter hinzufügen¶
- Öffnen Sie den Mandanten zur Bearbeitung
- Klicken Sie auf Mitarbeiter hinzufügen
- Wählen Sie Mitarbeiter aus der Liste
- Klicken Sie auf Hinzufügen
Mitarbeiter entfernen¶
- Öffnen Sie den Mandanten zur Bearbeitung
- Klicken Sie auf das X neben dem Mitarbeiternamen
- Der Mitarbeiter verliert sofort den Zugriff
Zugriffsentzug
Wenn Sie einen Mitarbeiter entfernen, kann dieser: - Keine Dokumente des Mandanten mehr sehen - Keine Konversationen mehr lesen oder schreiben - Den Mandanten nicht mehr in der Liste sehen
Mandanten-Status¶
Status-Übersicht¶
| Status | Bedeutung | Mandant kann |
|---|---|---|
| Aktiv | Normaler Betrieb | Anmelden, Dokumente hochladen, kommunizieren |
| Inaktiv | Temporär deaktiviert | Sich nicht anmelden |
| Gesperrt | Sicherheitssperre | Sich nicht anmelden, Admin-Freigabe erforderlich |
Status ändern¶
- Klicken Sie auf den aktuellen Status in der Mandantenzeile
- Wählen Sie den neuen Status aus dem Dropdown
- Optional: Geben Sie einen Grund ein
- Der Status wird sofort aktualisiert
Dokumente eines Mandanten anzeigen¶
Als Administrator oder zugewiesener Mitarbeiter können Sie die Dokumente eines Mandanten einsehen:
- Klicken Sie auf den Mandantennamen in der Liste
- Wählen Sie Dokumente anzeigen aus dem Kontextmenü
- Sie sehen alle Dokumente dieses Mandanten
Datenschutz
Nur Administratoren und explizit zugewiesene Mitarbeiter können Mandantendokumente sehen.
Konversationen mit Mandanten¶
Konversationshistorie anzeigen¶
- Klicken Sie auf den Mandantennamen
- Wählen Sie Konversationen anzeigen
- Sie sehen alle Konversationen mit diesem Mandanten
Neue Konversation starten¶
- Klicken Sie auf Neue Konversation in der Mandantendetails-Ansicht
- Geben Sie einen Betreff ein
- Schreiben Sie Ihre Nachricht
- Klicken Sie auf Senden
Mandanten-Statistiken¶
Übersicht pro Mandant¶
Jeder Mandant zeigt folgende Statistiken:
- Dokumente gesamt - Anzahl aller hochgeladenen Dokumente
- Dokumente diesen Monat - Uploads im aktuellen Monat
- Speicherplatz - Genutzter Speicher (z.B. 42 MB von 500 MB)
- Letzte Aktivität - Wann zuletzt angemeldet
- Offene Konversationen - Anzahl unbeantworteter Nachrichten
Mandanten-Dashboard¶
Klicken Sie auf einen Mandanten, um detaillierte Statistiken zu sehen:
- Dokumente nach Kategorie
- Dokumente nach Jahr
- Kommunikationsverlauf
- Aktivitätsverlauf
Bulk-Operationen¶
Mehrere Mandanten gleichzeitig verwalten¶
- Wählen Sie Mandanten aus der Liste (Checkboxen)
- Klicken Sie auf Aktionen oben rechts
- Verfügbare Bulk-Operationen:
- Aktivieren - Alle ausgewählten Mandanten aktivieren
- Deaktivieren - Alle ausgewählten Mandanten deaktivieren
- Mitarbeiter zuweisen - Gleichen Mitarbeiter allen zuweisen
- Exportieren - Mandantenliste als CSV exportieren
Vorsicht bei Bulk-Operationen
Bulk-Operationen betreffen alle ausgewählten Mandanten gleichzeitig. Überprüfen Sie Ihre Auswahl sorgfältig.
Mandanten importieren¶
CSV-Import¶
Sie können Mandanten aus einer CSV-Datei importieren:
- Bereiten Sie eine CSV-Datei vor mit Spalten:
name(Pflicht)email(Pflicht)telefon(optional)adresse(optional)-
steuernummer(optional) -
Gehen Sie zu Mandanten → Importieren
- Laden Sie die CSV-Datei hoch
- Überprüfen Sie die Vorschau
- Klicken Sie auf Importieren
Beispiel-CSV herunterladen
Laden Sie eine Vorlage herunter unter Mandanten → Beispiel-CSV herunterladen
Mandanten exportieren¶
Mandantenliste als CSV exportieren¶
- Gehen Sie zu Mandanten
- Optional: Filtern Sie die Liste nach Ihren Kriterien
- Klicken Sie auf Exportieren oben rechts
- Wählen Sie CSV-Export
- Die Datei wird heruntergeladen
Export enthält: - Name - E-Mail - Status - Zugewiesene Mitarbeiter - Anzahl Dokumente - Erstellungsdatum - Letzte Aktivität
Mandanten-E-Mail-Vorlagen¶
Willkommens-E-Mail anpassen¶
Passen Sie die E-Mail an, die neue Mandanten erhalten:
- Gehen Sie zu Einstellungen → E-Mail-Vorlagen
- Wählen Sie Mandanten-Willkommens-E-Mail
- Bearbeiten Sie den Text
- Verfügbare Platzhalter:
{{NAME}}- Name des Mandanten{{EMAIL}}- E-Mail-Adresse{{PASSWORT}}- Temporäres Passwort{{LOGIN_URL}}- Link zur Anmeldeseite
Sicherheit und Datenschutz¶
DSGVO-Konformität¶
Alle Mandantendaten werden DSGVO-konform verwaltet:
- Einwilligung: Mandanten stimmen bei Erstanmeldung den Datenschutzbestimmungen zu
- Datenminimierung: Nur notwendige Daten werden gespeichert
- Recht auf Löschung: Mandanten können jederzeit Löschung beantragen
- Datenportabilität: Export aller Mandantendaten als ZIP
- Zugriffsprotokolle: Alle Zugriffe werden im Audit-Log protokolliert
Datenzugriff protokollieren¶
Alle Zugriffe auf Mandantendaten werden automatisch protokolliert:
- Gehen Sie zu Einstellungen → Audit-Log
- Filtern Sie nach Mandantenname oder Mitarbeiter
- Sehen Sie alle Zugriffe mit:
- Wer hat zugegriffen
- Wann wurde zugegriffen
- Welche Aktion wurde durchgeführt
- IP-Adresse (anonymisiert)
Häufige Probleme¶
| Problem | Lösung |
|---|---|
| Mandant kann sich nicht anmelden | Überprüfen Sie, ob der Status "Aktiv" ist |
| Mitarbeiter sieht Mandant nicht | Überprüfen Sie die Mitarbeiter-Zuweisung |
| E-Mail kommt nicht an | Prüfen Sie die E-Mail-Adresse und Spam-Ordner |
| Mandant kann kein Dokument hochladen | Prüfen Sie Upload-Limits und Speicherplatz |
| Passwort vergessen | Nutzen Sie "Passwort zurücksetzen" in der Mandantenbearbeitung |
Best Practices¶
Empfohlene Workflows¶
- Neue Mandanten:
- Vollständige Kontaktdaten erfassen
- Mindestens einen Mitarbeiter zuweisen
- Begrüßungs-E-Mail überprüfen
-
Initiale Kategorie-Struktur vorbereiten
-
Mitarbeiter-Zuweisung:
- Klare Verantwortlichkeiten definieren
- Vertretungsregelungen festlegen
-
Regelmäßig überprüfen
-
Datenarchivierung:
- Inaktive Mandanten deaktivieren statt löschen
- Aufbewahrungsfristen beachten
-
Jährliche Review durchführen
-
Kommunikation:
- Regelmäßige Check-ins mit Mandanten
- Schnelle Reaktionszeiten
- Professionelle Kommunikation